Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Podľa čl. 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) · súčasť obchodných podmienok

Dušan Šroba - DATACLICK
Andreja Bažíka 31/102, 027 32 Zuberec, Slovenská republika
IČO: 44281820 · DIČ: 1074386434 · IČ DPH: SK1074386434
Zapísaný v živnostenskom registri ObÚ Námestovo, č. 560-12730
Nie sme platiteľmi DPH, registrácia podľa § 7a zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH.
Bankové spojenie: SK97 0900 0000 0052 2815 9838 (GIBASKBX)
E-mail: support@dsdata.sk · Tel.: +421 944 412 340

1. Zmluvné strany a predmet

Prevádzkovateľom osobných údajov je zákazník – firma alebo podnikateľ, ktorý používa službu DSDATA (ďalej „prevádzkovateľ“). Sprostredkovateľom je prevádzkovateľ služby uvedený vyššie (ďalej „sprostredkovateľ“).
Zmluva upravuje spracúvanie osobných údajov, ktoré prevádzkovateľ do služby vkladá, podľa čl. 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a § 34 zákona č. 18/2018 Z. z. Je súčasťou obchodných podmienok a uzatvára sa registráciou do služby.

2. Povaha, účel a doba spracúvania

Účel: poskytovanie služby – vystavovanie, odosielanie a archivácia dokladov, evidencia kontaktov, nákladov, platieb a skladu, výkazy a exporty, ukladanie, triedenie a pripomínanie dokumentov (Dokumenty s AI) a AI asistent, ak ho prevádzkovateľ zapne.
Spracovateľské operácie: uloženie, usporiadanie, vyhľadávanie, zobrazenie, prenos (e-mail, e-faktúra) na pokyn prevádzkovateľa, zálohovanie a vymazanie.
Doba: počas trvania zmluvy o používaní služby a následne do vymazania podľa bodu 8.

3. Kategórie údajov a dotknutých osôb

Dotknuté osoby: odberatelia a dodávatelia prevádzkovateľa (fyzické osoby – podnikatelia a kontaktné osoby firiem), spotrebitelia, ktorým prevádzkovateľ vystavuje doklady, a používatelia účtu (zamestnanci, účtovník).
Údaje: meno a priezvisko, obchodné meno, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, e-mail, telefón, bankové spojenie, údaje o obchodoch na dokladoch (položky, sumy, dátumy, platby) a údaje na nahratých prílohách.
Dokumenty nahraté do funkcie Dokumenty s AI môžu obsahovať akékoľvek údaje, ktoré sa v nich nachádzajú, vrátane osobitných kategórií (čl. 9 GDPR, napr. údaje o zdraví zamestnanca na potvrdení) a rodné čísla. Prevádzkovateľ rozhoduje, ktoré dokumenty do služby nahrá, a zodpovedá za to, že na ich spracúvanie má právny základ; sprostredkovateľ s nimi zaobchádza s rovnakými opatreniami ako s ostatnými údajmi. Vo fakturácii osobitné kategórie údajov služba nepotrebuje.

4. Povinnosti sprostredkovateľa

Spracúva údaje len na zdokumentovaný pokyn prevádzkovateľa – pokynom je používanie funkcií služby a nastavenia účtu. Ak by pokyn podľa neho porušoval právne predpisy, bez odkladu na to upozorní.
Zabezpečí, aby sa osoby oprávnené spracúvať údaje zaviazali k mlčanlivosti.
Prijíma primerané technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR: šifrovaná komunikácia (HTTPS), heslá a API kľúče len ako kryptografický odtlačok, oddelenie údajov jednotlivých firiem, riadenie prístupu podľa rolí, denné zálohy s rotáciou, záznam histórie dokladov a pravidelné aktualizácie softvéru.
Pomáha prevádzkovateľovi pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb (prístup, oprava, vymazanie, prenosnosť) – najmä funkciami služby (úprava, export, zmazanie) a na požiadanie aj súčinnosťou.
Pomáha prevádzkovateľovi plniť povinnosti podľa čl. 32 až 36 GDPR s ohľadom na povahu spracúvania a dostupné informácie.
Porušenie ochrany osobných údajov oznámi prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od zistenia, spolu s informáciami potrebnými na jeho posúdenie a oznámenie úradu.
Na požiadanie poskytne informácie potrebné na preukázanie plnenia týchto povinností a umožní audit v primeranom rozsahu, po predchádzajúcej dohode o termíne a za podmienky mlčanlivosti.

5. Ďalší sprostredkovatelia

Prevádzkovateľ udeľuje všeobecný súhlas so zapojením ďalších sprostredkovateľov uvedených nižšie. Sprostredkovateľ s nimi má zmluvu s rovnakými povinnosťami ochrany údajov a zodpovedá za ich plnenie.
O zámere pridať alebo vymeniť ďalšieho sprostredkovateľa informuje prevádzkovateľa aspoň 14 dní vopred e-mailom alebo v aplikácii. Prevádzkovateľ môže proti zmene namietať; ak sa strany nedohodnú, môže zmluvu vypovedať s okamžitou účinnosťou.

Sprostredkovateľ	Činnosť	Miesto	Kedy
WebCreators, s. r. o. (HostCreators), Československej armády 1617/24, 974 01 Banská Bystrica, IČO 45329702	webhosting – prevádzka aplikácie, databázy, záloh a odosielania e-mailov	dátové centrá v Slovenskej republike (EÚ)	vždy
OpenAI, prípadne Anthropic	AI asistent a Dokumenty s AI – spracovanie konkrétnej úlohy (text, nahratý doklad alebo dokument)	EÚ / USA – štandardné zmluvné doložky, rámec EÚ – USA	len ak firma AI zapne súhlasom
Digitálny poštár (certifikovaný poskytovateľ Peppol)	doručenie e-faktúry príjemcovi	EÚ	len pri odoslaní e-faktúry cez Peppol

6. Prenos do tretích krajín

Údaje sa ukladajú v Slovenskej republike (EÚ). Do tretích krajín sa môžu preniesť len pri AI asistentovi a Dokumentoch s AI, ktoré prevádzkovateľ zapne, a to na základe štandardných zmluvných doložiek EÚ alebo rámca EÚ – USA na ochranu údajov. Poskytovatelia AI údaje z API nepoužívajú na trénovanie modelov.

7. Práva a povinnosti prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ zodpovedá za zákonnosť spracúvania, najmä za to, že má na spracúvanie údajov svojich odberateľov a dodávateľov právny základ (spravidla plnenie zmluvy a zákonné povinnosti podľa predpisov o účtovníctve a DPH) a že ich informoval.
Uchovávanie účtovných dokladov (10 rokov) je povinnosťou prevádzkovateľa. Služba mu na to poskytuje archív a export údajov.

8. Ukončenie a vymazanie údajov

Prevádzkovateľ si pred ukončením môže kedykoľvek stiahnuť kompletný archív (Nastavenia → Údaje a zrušenie účtu): doklady v PDF a XML, prílohy, dokumenty a prehľady v CSV.
Po zrušení účtu sprostredkovateľ údaje natrvalo vymaže do 90 dní (dovtedy si ich prevádzkovateľ môže obnoviť prihlásením); zo záloh zmiznú s ich rotáciou, najneskôr do 12 mesiacov. Údaje, ktoré je sprostredkovateľ povinný uchovávať podľa osobitných predpisov (napr. vlastné faktúry za predplatné), uchová len v nevyhnutnom rozsahu.

9. Záverečné ustanovenia

Vo veciach neupravených touto zmluvou platia obchodné podmienky a GDPR. Pri rozpore má táto zmluva prednosť pred obchodnými podmienkami v otázkach ochrany osobných údajov.
Zmluva nadobúda účinnosť 25. 9. 2026 a platí počas trvania zmluvy o používaní služby. Znenie rozšírené o Dokumenty s AI je účinné od 8. 10. 2026.